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东汇集团会议室使用管理规定
更新时间:2012-4-11 来源:东汇集团 点击数:3444  

 

集团各单位:

为规范集团会议室管理,确保会议室合理有效的使用,特制定本规定:

一、集团会议室及基本配置

1、贵宾室:容纳8至10人,适合接待重要客人。

2、小会议室:容纳8至10人,适合接待简单的业务洽谈及小范围的部门会议。

3、大会议室:容纳25至30人,配有投影仪、幕布、语音系统,适合召开中型以上会议。

二、使用管理规定

1、集团管理中心为会议室管理主责部门,管理中心行政管理员是会议室管理第一责任人。负责会议室的使用安排、协调会议、设备调试、会议用品准备等工作,并负责会议室未使用期间的日常管理等工作。

2、各单位(部门)如需使用会议室,应至少提前一个工作日到管理中心行政管理员处登记预约,由管理中心行政管理员根据会议室使用情况及申请要求,及时将安排结果在公告栏公布。

3、有会务招待或设备需求的会议及重要会议(股东会、董事会、大型商务洽谈会等),由申请人填写《会议室使用申请单》,经审批后由管理中心行政管理员协调统一采购和布置,费用由会议组织单位(部门)承担。

一般来访、接待和部门例会,需使用会议室,无需填写《会议室使用申请单》。直接与行政管理员预约。

4、会议室调配使用顺序和原则:

会议室一般安排顺序是:小会议室→大会议室→贵宾室。

如遇会期冲突,管理中心将按照会议规模、规格、重要程度、会议时间先后,预约时间先后、是否需用设备等优先原则,视情况安排使用不同的会议室。如:总裁参加的会议,优先使用会议室;总裁办公会、重要商务会议、股东会、董事会优先使用大会议室;例会使用优先于临时的、一般性会议等。

集团各单位举行的各类会议原则上要求尽可能利用现有集团各会议室。如确因时间冲突或保障条件不足等原因无法在集团会议室内安排的会议,经集团分管该单位的领导批准,可在外租用会议室。

5、会场准备:会前1小时,由管理中心行政管理员协调专职人员负责调试好投影仪、音响等设备,并按会议要求摆放桌椅,确保会议室的正常使用。

6、会议室属公共设施,需要大家自觉维护和保持环境的整洁、卫生;未经管理中心同意,任何人不得擅自动用会议室内的设备及物品,不得随意破坏或将会议室内物品带出,如有违者,均照价赔偿。

7、会议室使用完毕后,使用单位要及时清理会议室环境,保持室内卫生干净整洁。并及时通知管理中心行政管理员协调专职人员关闭音响设备、空调等,确保各种电器处于安全的关闭状态。

三、本规定自下发之日起执行。

 

 

附:《会议室使用申请单》

                                

                                                                   二〇一二年三月七日

 

 

 

 

                                             会议室使用申请单

                                                                                  编号:

申请部门

申请日期

年   月   日

申请人

联系电话

会议室

小会议室 □      大会议室 □      贵宾室 □

会期

     月     日     时  至       月     日     时

会议设备

1、麦克风

会务

招待项目

1、茶水

2、音响

2、水果

3、投影仪

3、鲜花

4、摄影、摄像

4、其它:

5、其它:

备注:                         

                                                          管理中心行政管理员:  

                                                                                 年   月   日

     注:

 

 

 

 

 
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