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东汇集团办公区门禁管理规定
更新时间:2012-4-11 来源:东汇集团 点击数:4002  

一、为确保集团及各所属公司正常的办公秩序和公司、个人的财产安全,做到安全防范与工作便利相结合,特制订本规定。

二、门禁管理的范围和职能部门

(一)、门禁系统管理的范围包括:大门(玻璃自动门及木大门)、茶水间过道门、库房门、各独立办公室、档案室等。

(二)、管理中心是门禁系统日常管理的主责部门。后勤管理员是门禁系统管理第一责任人。主要职责是制定与门禁系统相关的各项管理规定,承担门禁系统日常运行管理(包括:各区域钥匙的集中保管、自动门的维护保养、使用情况检查及备案等)。

管理中心建立门禁管理值班制度,值班期间值班人员是门禁管理的直接责任人。集团各单位员工有配合管理中心履行相关管理职责的义务。

当日值班人员有义务提示加班的同事,按要求正确使用大门和茶水间过道门钥匙。

三、门禁使用、管理细则

(一)、大门的管理

1、玻璃大门自动系统开启时间为每个工作日上午8:00-8:30、中午12:00-14:30。由当日管理中心值班人员负责开启和关闭。

2、每个工作日上午8:00以前、下午18:10以后以及周末、节假日期间,玻璃大门自动系统必须关闭。员工可使用玻璃大门钥匙进、出公司。

3、玻璃大门钥匙原则上配发给公司在帝豪上班的副总经理级以上干部和各部门指定的内勤人员。在帝豪上班的其他干部、员工原则上,在本部门内部调配使用。因公需要配发的,须书面报经本单位分管副总裁、总会计师批准后,由管理中心后勤管理员负责配发并登记备案。

4、玻璃大门钥匙属公司财物的一部分,员工领取后归个人保管,任何人不得私自借给他人或另行配制。

5、在玻璃大门自动系统开启时,员工按压指纹打卡机玻璃门即可自动开关。没录指纹的同志,可按电铃请里面的同事开门。切不可强行拉开玻璃门,以免损坏电机。公司任何一名员工都有义务提醒不在总部办公的同事以及外面来公司办事人员,切勿强行拉开玻璃门。

6、当日管理中心值班人员下午下班时,应关闭玻璃大门。

工作日下午下班后或节假日期间,需要在公司加班的同志,有确保公司门禁安全的义务。要求:(1)未经批准,不得开启玻璃大门自动系统(2)加班或开会时,必须从里侧将玻璃大门反锁(3)进出大门要注意随手关门。

7、当发现玻璃大门自动系统出现故障时,公司任何一名员工都有义务在第一时间通知管理中心当日值班员或后勤管理员,由管理中心负责及时修复。

在玻璃大门自动系统故障时,由管理中心当日值班员全权负责应急管理。

8、木大门除总裁外,一般不作为公司干部、员工进出通道。木大门及总裁办公室的钥匙,由总裁指定专人负责保管。

(二)、办公室、档案室的管理

1、各独立办公室的钥匙,除使用人配备一把外,原则上交一把给管理中心统一保管,或由使用人指定专人保管,管理中心备案。

2、财务中心办公室、存放证照等重要物品的办公室、档案室,钥匙除使用人保管外,如需其他人代管时,须书面经总裁批准,并报管理中心备案。

(三)、库房、茶水间的管理

1、库房钥匙由集团管理中心后勤管理员负责保管。

2、茶水间过道门钥匙放在前台显眼处,由当日管理中心值班人员负责开启和关闭房门。加班员工需要使用时,应随开随关,并将钥匙放回原位。

(四)、员工离职、调动或遗失钥匙的管理

1、员工离职、调动需将配发的所有钥匙(包括办公桌抽屉、文件柜等)交回集团管理中心后勤管理员。未交回钥匙的,不予办理相关手续。

2、钥匙遗失,员工应在第一时间报告管理中心后勤管理员,由集团管理中心根据实际情况补发或重新换大门锁。因换锁所产生的费用(包括所有人员钥匙更换费用),由遗失钥匙的员工承担。

3、员工不得隐瞒不报或自行借配钥匙,一经发现,将按照公司有关奖惩条例,对相关责任人给予处罚。给公司或员工造成财物损失的要依法赔偿。

 

 

附一:公司大门钥匙的申领流程图

附二:公司门禁钥匙申领流程说明

附三:东汇集团门禁系统钥匙申领表

附四:东汇集团管理中心值班表

                                                        

                                                                     二○一二年二月二十七日

 

 

 

 

    附一:公司大门钥匙的申领流程图

 

                                         

 

 

 

 

    附二:公司门禁钥匙申领流程说明

序号

步骤

责任单位

或责任人

                工作内容

工作标准

或结果

  1

领用钥匙

书面申请

领用者

按规定填写《东汇集团门禁系统钥匙申领表》。

手续齐全

  2

部门领导签字

部门领导

部门领导根据领用者的书面申请进行审签。

符合公司

审批规定

  3

集团分管领导签字

集团分管领导

集团分管领导根据使用者是否具备公司门禁系统钥匙使用条件,是否符合公司相关规定等进行审核。

认真负责

  4

管理中心后勤管理员发放钥匙,登记备案

管理中心后勤管理员

管理中心后勤管理员认真核实领用者提供的《门禁系统钥匙申领表》后发放钥匙并登记备案。

在电脑中按规定格式登记

 

 

 

 

    附三:东汇集团门禁系统钥匙申领表

    姓名

    单位

    事由

    所在单位

    领导意见

    集团分管

    领导意见

    备注

    

 

 

 

  

                                   管理中心值班表

  值班日期:          月     日

  值班人员:            

到岗时间:            时     分

  值班内容(在□内打√)

  玻璃大门(自动模式)

茶水间及过道照明

茶水间过道门

开水器电闸

办公区域照明

开启时间

8:00 □ 

11:50 □

 8:00 □

 8:00 □

 8:00 □

 8:00 □

关闭时间

8:30 □

14:30 □

18:10 □

18:10 □

18:10 □

18:10 □

上锁时间

18:10 □

18:10 □

下班后逗留人员 

未及时关闭电脑人员

  部门

  姓名

  部门

  姓名

  值班说明

备注(主要用于值班交接事项记录)

1、每天下班后,值班人员要巡视整个办公区域,检查木大门是否关闭,并及时关闭照明电源和锁好各扇门窗。

2、下班后如有人员逗留,值班人员要交待其最后离开时务必关闭照明,锁上大门。

3、当天值班人员下班后要与次日值班人员进行交接,检查过道门钥匙是否放回原处。

4、遇突发事件(灯具、门锁损坏等)要及时向有关领导汇报。

5、每天18:10以后公司自动门必须关闭。

  过道门钥匙是否放回原位:是□  否□

  本日值班人员签名:

 
 
 
 
 
 
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